Een goed begin is het halve werk, ook aan de telefoon! Bij Buro Henck hechten wij veel waarde aan een gedetailleerde start van een telefoongesprek. Het lijkt misschien op muggenziften of op overdreven pietepeuterig gedrag, maar het begin van een telefoongesprek vormt de eerste indruk van de beller. Het bepaalt de toon voor het verdere verloop van het gesprek. Zodra je je eerste woorden uitspreekt, vormt de persoon aan de andere kant van de lijn al onbewust een beeld van wie je bent: je leeftijd, je professionaliteit. Dit beeld wordt razendsnel en volledig onderbewust gevormd. Daarom vinden we het zo belangrijk om zorgvuldig te zijn vanaf het allereerste moment.

Bij Buro Henck hanteren we een gestructureerde aanpak voor het begin van een telefoongesprek, bestaande uit drie regels:

Stel jezelf voor

Wanneer je iemand belt, stel je jezelf natuurlijk eerst even voor. Dat doe je door je voor- en achternaam te noemen en daarna de naam van het bedrijf. Overigens, als je zelf een telefoontje krijgt, dan doe je precies het omgekeerde. Eerst bedrijf, dan je volledige naam.

(Verzeker jezelf ervan dat je de persoon aan de lijn hebt naar wie je op zoek bent. Zo had ik zelf ooit aan het begin van mijn carrière een superleuk gesprek met iemand die daarna zei: “Leuk dat je belt, maar ik kan hier niet zo veel mee want ik maak de kantoren schoon”)

Leg uit wat je bedrijf doet

Vertel wat je doet en hou het kort. Geen lange pitches, geen ingewikkelde woorden, geen verhalen. Blijf gewoon, blijf jezelf en start vooral niet meteen met verkopen! Een voorbeeld: “U spreekt met Mark van Dongen van EcoClean. Wij zijn een schoonmaakbedrijf dat gespecialiseerd is in duurzame schoonmaakproducten.”

De openingsvraag

Na deze introductie stel je een aansluitende vraag om het gesprek inhoudelijk te starten. In het geval van Mark zou een vraag kunnen zijn: “Is milieuvriendelijk schoonmaken een thema waar uw organisatie zich mee bezig houdt?” 

In een telefoongesprek stel je vaak open vragen, bijvoorbeeld: “Op welke manier houdt uw organisatie zich bezig met…?” Maar aan het begin van een gesprek is de eerste vraag een handreiking. Als je meteen start met een open vraag kan de gesprekspartner in de weerstand springen met: “Dat ga ik jou niet aan je neus hangen.” De eerste vraag is een kleine stap, namelijk een gesloten vraag waar iemand met JA of NEE op kan antwoorden. Daarna is het gesprek geopend. 

Een zorgvuldig begin brengt je sneller dichter bij het gewenste resultaat. Het helpt om een zelfverzekerde indruk te maken en zet de toon voor respectvolle communicatie. 

Wil je meer weten over het voeren van een zakelijk telefoongesprek? Of overweeg je om het telefoneren uit te besteden? Laat het ons weten. Wij zijn gepassioneerd over telefoneren en helpen je graag verder.

#telefoongesprekken #communicatie #professioneelbegin #succesvolzakendoen