‘Gastvrijheid’ roept misschien beelden op van een vriendelijke ober in een knus restaurant of een hartelijk welkomstcomité bij iemand thuis. In werkelijkheid gaat gastvrijheid verder dan enkel persoonlijke ontmoetingen. Ook in telefonische gesprekken speelt het een belangrijke rol. Om via de telefoonlijn een warme sfeer te scheppen is een opleiding callcenter agent cruciaal. Jij bent het visitekaartje van het bedrijf en vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten. In deze blog vertellen we je hoe jij meester wordt in telefonische gastvrijheid.
Wat is telefonische gastvrijheid?
Gastvrijheid aan de telefoon, wat betekent dat nou eigenlijk? Het is veel meer dan gewoon beleefd zijn. Gastvrijheid is de kern van klantenservice en het bouwen van relaties, zelfs op afstand. Klanten bellen stiekem niet alleen voor oplossingen of informatie; ze zijn ook op zoek naar een menselijke connectie die hen geruststelt en waardeert. Gastvrijheid betekent actief luisteren, empathie tonen en elk gesprek benaderen met een uitnodigende houding. Het doel is om elke beller een positieve ervaring te bieden, zodat ze zich gehoord voelen. Bij Buro Henck specialiseren we ons in telefonische leadgeneratie in de zakelijke markt. Wij vinden het belangrijk om mensen de persoonlijke aandacht te geven die ze verdienen. Zo transformeren wij routine-interacties in oprechte gesprekken.
De rol van een opleiding callcenter agent
Een effectieve opleiding voor callcenter agents beperkt zich niet tot de basis van het beantwoorden van telefoontjes. Met een goede training, bijvoorbeeld die van Buro Henck, duik je dieper – met intensieve training, waarbij rollenspellen, gespreksopnames en feedbacksessies centraal staan. Zo kun je je vaardigheden verbeteren en je zelfvertrouwen een boost geven. Deze aanpak is ook essentieel voor het overwinnen van telefoonangst, een veelvoorkomende uitdaging voor nieuwe agents.
De kracht van de stem
De stem van een callcenter agent vormt vaak de eerste kennismaking tussen een bedrijf en zijn klanten. Je kunt je vast voorstellen dat zo’n eerste interactie de toon kan zetten voor de klantrelatie. Juist daarom is een goede opleiding callcenter agent belangrijk. Als callcenter agent is het belangrijk om de kracht van je stem goed te weten inzetten. Je stem is een krachtig instrument voor een (positieve) eerste indruk. Meer weten over de kracht van de stem? Lees deze blog.
Dé techniek voor stemontspanning
Twee grote uitdagingen voor (beginnende) bellers zijn de spanning en de typische ‘callcenter-stem’. Beide funest voor echte gastvrijheid. Om dit aan te pakken, heb ik tijdens een recente opleiding callcenter agent de ‘Lax Vox’ methode* geïntroduceerd. Deze techniek helpt bellers de stem te ontspannen en te herstellen. Dit zorgt voor een ontspannen sfeertje aan de telefoon en een verbeterde gesprekskwaliteit. Een ander groot pluspunt van deze methode is; duurzaamheid. Want hoewel je er misschien niet bij stilstaat, de stem van een callcenter agent heeft het zwaar te verduren. De Lax Vox* methode verzorgd de stem, wat cruciaal is bij het intensieve stemgebruik in dit vak.
Verbeter je skills met Buro Henck
In onze supersnelle en digitale wereld krijg je letterlijk een paar seconde de tijd om warmte en zorg over te brengen via de telefoon. En dat terwijl warmte en zorg juist kan bijdragen aan klanttevredenheid en zakelijk succes. Bij Buro Henck trainen we graag en vaak – met veel liefde. Heb je ook interesse in een opleiding callcenter agent of een training telefoontechnieken? Dat kan! Iedere training of opleiding callcenter agent wordt op maat gemaakt. En natuurlijk kun je ook altijd bij ons terecht voor directe en concrete ondersteuning. Zoals medewerkers voor je helpdesk. Of voor leadopvolging. Neem vandaag nog contact met ons op en bekijk onze trainingen alvast via de website.
*Lax Vox is een methode om de stem te ontspannen, te herstellen en om een betere, dikkere en meer ontspannen stemplooisluiting te krijgen. Met een siliconen buisje blaas je bubbels in water d.m.v. geluid. Het wordt ook wel ‘bubbelen’ of ‘Voice Bubbling Therapy’ (met een glazen buisje) genoemd.
Volg je ons al op LinkedIn?