Langs de gatekeeper komen lukt het best als je de naam van de beslisser kent, de rol van de gatekeeper respecteert en ontspannen en natuurlijk klinkt. De gatekeeper bewaakt de agenda van de beslisser en herkent een koud telefoontje binnen enkele seconden. Met een goede voorbereiding en de juiste toon vergroot je de kans dat je wordt doorverbonden.
Wat doet een gatekeeper precies?
Als je een organisatie belt, is de gatekeeper je eerste contact. Hij of zij beschermt de beslissers tegen ongewenste telefoontjes. Dat kan voelen als een obstakel, maar met een goede voorbereiding kun je dit eerste contact strategisch en respectvol benaderen.
Wie die rol vervult, verschilt per organisatie. Bij een middelgroot bedrijf is het vaak de receptie of een algemeen telefoonnummer. Bij grotere organisaties kom je eerder uit bij een managementassistent die de agenda van een directeur of afdelingshoofd beheert. Die laatste weet meestal precies welke onderwerpen spelen en wie waarover beslist. Dat maakt het gesprek met hem of haar waardevol: je krijgt niet alleen een doorverbinding, maar vaak ook informatie over het beste moment en de juiste persoon.
Behandel dit contact daarom als het eerste echte gesprek, niet als een hindernis die je zo snel mogelijk wilt nemen.
De juiste beslisser bereiken is een vast onderdeel van klanten werven voor je bedrijf.
Tip 1: ken de naam van de beslisser
Goede voorbereiding is de belangrijkste stap. Veel organisaties hanteren een 'no name policy': weet je de naam van de beslisser niet, dan word je niet doorverbonden. Zorg dus dat je vooraf weet wie je wilt spreken. Een specifieke naam kan het verschil maken tussen een geblokkeerd gesprek en een doorverbinding.
Tip 2: respecteer de rol van de gatekeeper
Hij of zij heeft een belangrijke taak: de agenda van de beslisser bewaken. Ze werken volgens duidelijke regels en weten vaak al snel waarom je belt. Benader ze daarom altijd met respect en probeer ze nooit te misleiden. Dat lukt toch niet. Authentiek overkomen werkt beter.
Tip 3: klink als jezelf, niet als een verkoper
Receptionisten en managementassistenten nemen de hele dag telefoontjes aan. Aan je stem en toon horen ze binnen een paar seconden of je een koude benadering doet. Een stijve, formele houding wekt argwaan. Een ontspannen, natuurlijke toon werkt beter: alsof je de beslisser onlangs nog hebt gesproken.
Hoe klinkt dat in de praktijk?
Zoek de balans tussen te informeel en te formeel:
- Te informeel: 'Kun je me doorverbinden met Henk?' Dat suggereert dat je de beslisser goed kent en kan te familiair overkomen.
- Te formeel: 'Zou u mij kunnen doorverbinden met meneer Janssen?' Dat klinkt afstandelijk.
- In balans: 'Goh, zou je me even kunnen doorverbinden met Henk Janssen?'
Je hoeft niet precies deze zin te gebruiken. Het gaat om een toon die ontspannen en zelfverzekerd is. Kleine woorden als 'goh' kunnen daarbij al verschil maken. Hoe je het gesprek met de beslisser daarna opent, lees je in een zakelijk telefoongesprek beginnen.
Wat doe je als de gatekeeper om een e-mail vraagt?
'Stuur maar een mailtje' is een van de meest gehoorde antwoorden. Zie het niet als een afwijzing, maar als een opening. Vraag naar de naam van de gatekeeper, stem kort af wat je in de mail zet en vraag wanneer je het beste kunt terugbellen. Zet de gatekeeper in de cc, dan heb je bij de opvolging meteen een bekend aanspreekpunt. Ook Apollo adviseert om de gatekeeper als bondgenoot te behandelen en een verzoek om een e-mail om te zetten in een concrete vervolgstap.
Kom je na drie pogingen via het algemene nummer niet verder? Wissel dan van aanpak: bel op een ander tijdstip, zoek een direct nummer of leg eerst contact via LinkedIn.
Wat zeg je als de gatekeeper vraagt waar het over gaat?
Vroeg of laat komt de vraag: 'Waar gaat het over?' Dit is het moment waarop veel gesprekken stranden. Een vaag antwoord als 'Ik wil graag even kennismaken' geeft de gatekeeper geen enkele reden om je door te verbinden. Een verkooppraatje werkt nog slechter.
Geef liever een korte, concrete reden die laat zien dat je weet wat er bij de organisatie speelt. Bijvoorbeeld: 'Ik bel over de uitbreiding van jullie salesteam die op LinkedIn stond. Ik wil graag met Henk Janssen bespreken hoe andere softwarebedrijven nieuwe markten openen.' Je noemt een aanleiding, je noemt de persoon en je maakt duidelijk dat het gesprek over zijn vakgebied gaat.
Weet je nog niet precies wie de beslisser is? Vraag dan om hulp in plaats van te gokken: 'Wie gaat er bij jullie over nieuwe klanten in de zorgsector?' De meeste mensen helpen graag als je eerlijk bent over wat je zoekt.
Welke fouten maken het lastiger om langs de gatekeeper te komen?
- Doen alsof je de beslisser kent. Wordt dit doorzien, dan ben je je geloofwaardigheid direct kwijt, ook bij een volgende poging.
- Te snel je aanbod uitleggen. Een lang verhaal over je dienst is voor de receptie niet relevant en klinkt als verkoop.
- Ongeduldig of geïrriteerd reageren. Wie onvriendelijk is, wordt onthouden en komt de volgende keer zeker niet verder.
- Elke dag op hetzelfde moment bellen. Probeer verschillende tijdstippen. Lees meer over de beste tijd om zakelijk te bellen.
Houd na elk gesprek kort bij wat je hoorde: de naam van je contactpersoon, wanneer de beslisser bereikbaar is en wat er werd gezegd. Bij de volgende poging begin je dan niet opnieuw, maar bouw je verder op het vorige contact.
Waarom is de gatekeeper geen tegenstander?
Hij of zij is geen vijand, maar een schakel die je met de juiste benadering kunt passeren. Wie goed voorbereid is, de juiste toon kiest en respectvol blijft, wordt vaker doorverbonden met de juiste persoon. Een zelfverzekerde, natuurlijke toon zorgt ervoor dat je niet meteen als koude beller wordt gezien.
De juiste beslisser bereiken met Buro Henck
Loop je steeds vast bij de receptie en kom je niet bij de beslisser terecht? Je bent niet de enige. Buro Henck voert namens B2B-organisaties inhoudelijke eerste gesprekken met beslissers. Lees meer over onze aanpak van telefonische acquisitie.
Wil je bespreken hoe je de juiste beslissers in jouw markt bereikt? Plan een afspraak van 30 minuten.