Onlangs heb ik mijn netwerk gevraagd: ‘Wat is het lastigste deel van cold calling?’ De overduidelijke winnaar? Het langs de poortwachter komen. Maar wie is die poortwachter eigenlijk, en hoe kom je zonder afwijzing aan de andere kant? Met de juiste aanpak kun je deze uitdaging makkelijker overwinnen en je kansen vergroten om direct de beslisser te spreken. In deze blog deel ik de strategieën die je helpen zonder kleerscheuren langs de poortwachter te komen

Wat doet een poortwachter precies?

De poortwachter is allesbehalve een slechterik, al kan dat soms wel zo voelen als jij de beslisser aan de lijn probeert te krijgen. De poortwachter is, wanneer je een bedrijf belt, de eerste barrière. Eigenlijk is het de beschermengel van de beslissers, die dankzij de poortwachter beschermd worden tegen ongewenste telefoontjes. Een soort obstakel voor jou als salespersoon, maar je kunt de poortwachter strategisch benaderen. Een goede voorbereiding is daarbij wel essentieel. 

Tip 1: Ken de naam van de beslisser

Een van de belangrijkste tactieken om succesvol langs de poortwachter te komen, is door goed voorbereid te zijn. Vaak hanteren organisaties een ‘no name policy’: als je de naam van de beslissingsmaker niet weet, kom je simpelweg niet verder. Zorg er dus altijd voor dat je weet wie je moet spreken. Het noemen van een specifieke naam kan het verschil maken tussen een geblokkeerd gesprek en succesvol doorgeschakeld worden. De naam van de beslisser is dus cruciaal als je wilt langs de poortwachter komen.

Tip 2: Respecteer de rol van de poortwachter

De poortwachter heeft een belangrijke taak: het bewaken van de agenda van de beslissingsmaker. Ze werken volgens strikte regels en herkennen cold callers vaak direct. Om succesvol langs de poortwachter te komen, is het essentieel om hun rol te respecteren. Benader hen altijd met respect en probeer ze nooit te misleiden, want dat gaat je niet lukken. Poortwachters zijn professionals en weten precies waarom je belt zodra je begint te spreken. Het is dus belangrijk om authentiek over te komen als je wilt langs de poortwachter komen.

Tip 3: Zet je “cold calling masker” af

Poortwachters nemen de hele dag telefoons op en weten meteen wie je bent en waarom je belt. Binnen een paar seconden herkennen ze een cold call aan je stem en toon. Val dus niet in de valkuil van formeel en afstandelijk overkomen. Wees juist persoonlijk en ontspannen, alsof je de beslisser gisteren nog hebt gesproken. Een losse, natuurlijke toon wekt minder argwaan, terwijl een stijve, formele houding je meteen verdacht maakt.

Je cold calling masker af in de praktijk 

Het draait erom informeel en persoonlijk over te komen, alsof je de beslisser recent nog hebt gesproken. Sommige mensen zeggen bijvoorbeeld: “Kun je me doorverbinden met Henk?”, wat suggereert dat ze de beslisser goed kennen. Dat kan wat te informeel zijn.

Maar de andere kant, zoals “Zou u mij door kunnen verbinden met meneer Janssen?”, is weer te formeel. Zoek de balans: een zin als “Goh, zou je me even kunnen doorverbinden met Henk Janssen?” klinkt losser en natuurlijker. Let op je woorden, want kleine toevoegingen zoals “goh” kunnen net het verschil maken. Je hoeft niet exact deze zin te gebruiken, maar zorg ervoor dat je toon ontspannen en informeel is. Zo voorkom je dat de poortwachter direct doorheeft dat het om een cold call gaat.

De poortwachter is écht niet je vijand

De poortwachter is geen vijand, maar een uitdaging die overwonnen kan worden met de juiste benadering. Door goed voorbereid te zijn, de juiste toon te gebruiken en respectvol te blijven, kun je je kansen vergroten om langs de poortwachter te komen en de juiste persoon te bereiken. Cold calling kan lastig zijn, maar met deze tips ben je beter uitgerust om succesvol te zijn. Een informele en zelfverzekerde toon zorgt ervoor dat je niet meteen wordt gelabeld als cold caller, waardoor je makkelijker langs de poortwachter komt.

Moeite met langs de poortwachter komen?

Je bent niet de enige. Het kan frustrerend zijn om constant tegen de poortwachter aan te lopen en niet doorverbonden te worden met de beslissingsmaker. Gelukkig is Buro Henck dé expert in het succesvol navigeren door deze barrières. Met meer dan 11 jaar ervaring in telefonische acquisitie en business development weten wij de ins and outs op het gebied van langs de poortwachter komen.

Neem vandaag nog contact op of plan direct een vrijblijvend strategie consult in.

Volg je ons al op LinkedIn?